基礎貿易單證

貿易合同：這是買賣雙方就原木交易達成的書面協議，明確了雙方的權利與義務，包括原木的品種、數量、價格、交貨時間與地點、質量標準、付款方式等關鍵交易信息 。合同需詳細且規范，是海關審核貿易真實性和確定貨物價值的重要依據。

裝箱單：詳細記錄每批原木的包裝情況，涵蓋原木的數量、規格（如長度、直徑等）、品種分類，以及每個包裝件的毛重、凈重等信息。裝箱單有助于海關準確核實貨物的實際裝載狀況，確保申報信息與實際貨物一致。

發票：由發貨方開具，體現原木交易的真實價格，包括貨物總值、單價、價格構成等內容。發票金額需與貿易合同中的價格條款相符，作為海關審定貨物完稅價格、計征關稅和增值稅的重要憑證。

產地與檢疫相關單證

原產地證明：由出口國官方出具，明確原木的原產國為出口國。該證明是享受特定關稅優惠政策（若適用）的必要文件，同時也有助于海關進行貿易統計和監管，判斷貨物是否符合越南進口政策對于產地的要求 。日

植檢證書：證明出口國原木在出口前經過植物檢疫，符合越南植物檢疫標準，未攜帶越南禁止入境的病蟲害及有害生物。植檢證書必須由出口國官方檢疫機構簽發，內容準確無誤，尤其是木材的拉丁學名等關鍵信息要與實際貨物一致 。

熏蒸證書：若原木進行了熏蒸處理（通常為防止病蟲害傳播的必要措施），需提供熏蒸證書。該證書表明原木已按照規定的熏蒸程序進行處理，符合越南防疫要求，可有效降低原木入境后傳播病蟲害的風險 。

運輸及申報單證

報關單：進口商向越南海關申報原木進口的正式文件，需準確填寫貨物的各項信息，包括但不限于商品編碼（HS 編碼）、原產國、目的港、境內收貨人和消費使用單位信息、運輸方式、貿易方式等內容。報關單是海關監管、征稅、統計的核心單證之一 。

貨物運輸單據：

海運提單：如果采用海運方式運輸，海運提單是貨物所有權的憑證，記錄了貨物的運輸信息，如起運港、目的港、船名航次、貨物描述及數量等。收貨人需憑正本提單或按照船公司規定的提貨方式在目的港提貨 。

碼單：詳細記錄每根原木的尺寸（如長度、直徑）、材積等信息，方便海關對原木數量和體積進行核對，確保申報數據的準確性，對于準確計算稅費和監管貨物也具有重要作用 。

報關委托書：若進口商委托報關行或貨代公司辦理報關業務，需提供報關委托書，明確委托報關的具體事項和雙方的權利義務，是報關代理行為合法有效的依據 。

其他特殊單證（視情況而定）

物種進口許可證（針對紅木等特定物種）：如果進口的原木屬于紅木等需要特殊監管的物種，進口商需要辦理物種進口許可證，以證明該批原木的進口符合越南對于瀕危物種或特殊物種的管理規定。該許可證的申請通常需要提前準備相關材料，并向特定的管理部門提出申請 。

非瀕危物種證明（針對非瀕危但受監管的木材物種）：對于部分雖非瀕危但受到越南相關管理規定約束的木材物種，可能需要提供非瀕危物種證明，以證明該木材來源合法且符合進口要求，此證明有助于順利通關 。